今回から、「問題解決のためのフレームワーク」について解説します。フレームワークとは、意思決定や問題解決の思考方法です。フレームワークの和訳は、「枠組み」「骨組み」「構造」などとなります。つまり、問題解決のための「型」「手法」と言って良いでしょう。
このフレームワークを使えば、イチから考える必要がなくなり、思考の省力化をすることができます。公務員の皆さんは、窓口、職場、住民対応など、様々な場面でいろいろな問題に遭遇するかと思います。こうした時に、このフレームワークを知っておくと、とても便利なのです。ぜひ、活用してみてください。
１ お悩み
課長から、「資料がわかりにくい」「情報が整理されていない文書だ」とよく注意されます。具体的には、必要な情報が洩れている、大事なポイントが書かれていないなどと指摘されます。また、課長に報告する際にも、頭に浮かんだことをそのまま話してしまうので、「結局、何が言いたいの？」と言われてしまうのですが、どのような点に注意すれば良いでしょうか。
２ 解決法
情報や状況を説明する際には、５Ｗ１Ｈを活用します。
客観的に伝えるためのこれは、以下の６つの要素に整理して、相手に伝えるものです。
①Who（誰が）
②When（いつ）
③Where（どこで）
④What（何を）
⑤Why（なぜ）
⑥How（どのように）
これら６つの要素は、情報や状況を伝えるための必要事項です。
客観的に伝えるための６つの視点とも言え、これにより情報や状況を整理することができます。資料作成や上司への報告の際に、必ずこの５W１Hを盛り込むことを心掛ければ、必要な情報が洩れることなく、的確に相手に伝えることができます。
３ 活用例
①予算要求資料
②議事録
４ ワンポイントアドバイス
議事録などは、先の５W１Hを予め記入欄を作っておき、フォーマット化しておくと楽です。いちいち書式などを考える必要がなくなりますし、記載漏れも防ぐことができます。
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