１ お悩み
給付金の支給事務を行っています。新型コロナウイルス感染症の影響で、何回か制度が変更となり、その度に提出書類も変更しています。このため、職場も混乱してしまい、職員も市民に間違った案内をしてしまうことがあるのです。このため、係長からも「書類が不足している。きちんと確認してから、決裁にまわしてくれ」と言われてしまいます。さらに、申請者数や支給決定数などの統計についても、手計算で行っているので、ミスがあります。どのように対応したら良いでしょうか。
２ 解決法
仕組み化で、いつも同じ成果を出すようにしましょう。
「仕組み化」とは、個人の力量に依存しないで、着実に業務を遂行できるようにシステムを作ることです。いつ、どこで、誰が行っても、同じ成果が出る方法を構築することとも言えます。
「仕組み化」のメリットとして、次の点があります。
①属人的な業務執行にならない
業務を「仕組み化」できれば、「この業務は、あの人でなければできない」のようなことはなくなります。業務のコモディティ化とも言えます。
②業務を効率化・最適化できる
「仕組み化」を構築する過程で、無駄な作業は削られたり、統合されたりしますので、業務を効率化・最適化することができます。
③不正防止に役立つ
「仕組み化」が完成すれば、個人の裁量で左右される部分が基本的になくなりますので、不正防止に役立ちます。
３ 活用例
①ペア制度の構築
業務を主担当と副担当に分け、両者で受け持つペア制度も、仕組み化の１つです。お悩みのように、提出書類の不足は1人の担当者だけだとミスが発生してしまいがちですが、もう1人の担当が確認するようにすれば、ミスを減らすことができます。
金銭管理などで活用すれば、不正防止にもなります。すべての業務をペア制度にしておくと、「担当者が不在のため、わかりません」ということもなくなります。
②プログラムやフォーマットの活用
お悩みいにある集計業務についても、例えば、エクセルのマクロ機能を活用して「仕組み化」できれば、作業が楽になります。いちいち計算する必要がありませんので、自動的に集計できます。
また、提出書類についても、フローチャートを活用すれば、間違えることがありません。
４ ワンポイントアドバイス
「仕組み化」は、業務の「パターン化」・「フォーマット化」とも言えます。導入するまでは大変ですが、一度「仕組み化」が完成すれば、その後の作業は非常に楽になります。
コメント