2　そもそも行うべき仕事とは何か

日々、職務にあたる職員の皆さんの中には、仕事で悩む人も少なくないと思います。その悩みも、いろいろとあるでしょう。気の合わない同僚がいる、他部署とうまく調整ができない、資料作成に時間がかかってしまう、クレーマー対応で落ち込んでしまう、上司が思いつきで指示をするなど、様々な原因があるはずです。

ところで、そもそも皆さんが行うべき仕事の内容を明確に認識しているでしょうか。事務分担で割り当てられた業務であれば、それは確実にその人の業務になります。もし、「集計作業に時間がかかってしまう」、「会議の開催通知の作成に時間がかかる」などの問題で悩んでいるとすれば、エクセルの関数活用、作成書類のフォーマット化など、業務効率化の工夫が必要となります。他にも、根回しや段取りの問題もあるかもしれませんが、いずれにせよ個人のスキルを高めることが必要となります。このスキルについては、また別項で触れていきます。

また、他の係員とペアで行っている業務であれば、単に自分の担当部分だけでなく、ペアの相手の進捗にも注意することが必要となってきます。いくら自分の担当部分の処理が終わっても、相手の処理待ちで待たされてしまうならば、結局は仕事は終わらないからです。

このため、一緒になって業務改善などを検討する必要があります。予算要求の取りまとめの担当者になった場合なども、他の人が締め切りに間に合うように、随時チェックを行うことも自分の担当業務になるわけです。このように、事務分担があったとしても、それだけではないわけです。このように、行うべき仕事は、「残業ゼロの仕事術」の視点で考えると、より明確化されてきます。

一方で、そもそも行うべき仕事でないことに、時間を取られていることがあります。例えば、自分の業務がたまっているのに、それを放置したまま、他人の仕事を手伝っていたり、おしゃべりや回覧物の閲覧で時間を使っていたりするケースです。本来、やるべき宿題があるのに、それ以外のことを行っていたら、当然のことながら、時間は足らなくなってしまいます。そのため、本来業務を残業で行い、超過勤務手当などを得ていたとしたら、本末転倒でしよう。これは、時間管理の問題とも言えるでしょう。

以上のように、そもそも「行うべき仕事とは何か」を認識することが第一歩となります。この認識が間違っていると、他人の仕事に時間を使ったり、本来は行うべき仕事なのに見落として後で困ったりするからです。現在は、目の前にある担当事務を処理するだけでも手一杯という人もいるでしょう。また、残業をゼロにするためには、担当事務だけでなく、係全体の業務改善が、必要な場合もあるかもしれません。いずれにしても、そもそも行うべき仕事とは何かを洗い出して、認識することが必要です。