１ お悩み
役所では、本当に多くの会議があります。しかし、本当に議論して何かを決定することは、実際にはあまりありません。ただ開催することに意味があるような、形式的な会議が多いのが事実です。積極的に議論し、実のある会議にするためには、どのような点に注意すれば良いでしょうか。
２ 解決法
ＯＡＲＲで会議の目的・運営方法を明確化しましょう。
ＯＡＲＲとは、円滑な会議・ミーティングにするために、明確にしておくべき４つの事項を言います。Outcome（目標・成果物）、Agenda（検討課題）、Role（役割）、Rule（ルール）の頭文字をつなげてＯＡＲＲ（オール）と言い、具体的には以下のとおりです。
①Outcome（目標・成果物）
会議の求める成果は何か、また、そのために参加者の意識はどうあるべきかを考えます。
②Agenda（検討課題）
会議の議題、スケジュール等を資料配付などで周知します。
③Role（役割）
会議における役割（司会、書記、議題の説明者など）を明確にします。
④Rule（ルール）
発言の順番、司会者の進行に従うなど、会議におけるルールを参加者全員が認識します。
このようにＯＡＲＲを参加者が意識することで、参加者が大人数であっても、円滑で実のある会議を進行することができます。会議の主催者（事務局）はこうした点に注意して、会議の準備を行います。
３ 活用例
①資料の事前配付
会議に出席して、そこで初めて資料を見るのでは、十分な議論を行うことは難しくなります。たとえ会議前日であっても、出席者に資料を配付しておいた方が、出席者にとっても有難いのです。
また、事前の資料配付にあわせ、会議でポイントとなりそうな点などを事務局が示しておくと、よりわかりやすくなります。
②事前の根回し
事務局から、特定の出席者に「会議で○○と発言してほしい」と事前に根回しして、特定の役割を依頼することがあります。これは、キーパーソンに依頼して、会議が紛糾するのを避ける時などに行われます。
また、初めての会議で座長などを選出する場合、推薦者を発言してもらうような場合にも、事前に特定の参加者に依頼することもあります。
４ ワンポイントアドバイス
特に議論などが必要なく、報告だけのような会議は、資料を配付するだけの書面開催にしてしまうこともあります。
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