係長や課長は、係や課といった組織のリーダーです。このため、与えられた業務をできるだけ組織として効率的に行うことが求められています。
リーダーにその意識がなければ、ムリ・ムダ・ムラが発生してしまい、結果的に組織のメンバーである職員に余計な負担をかけることになり、職員の士気も下がってしまいます。
それでは、業務効率化のために、具体的に何をしたら良いでしようか。
＜ポイント＞
１ 情報の共有化
２ 見える化
３ ICT化・DX
１ 情報の共有化
第一に、情報の共有です。例えば、担当する施設で事故があり、その対応で係長が右往左往したとします。しかし、部下の職員は事故が起こったことも知らず、定例的な業務を行っていたら、緊急の課題に対して適切な人員を充てられていないことになります。
また、「住民説明会の開催」のため、係員が業務を分担して準備しているとします。しかし、ある職員が会場の予約を忘れてしまい、結果的に説明会を開催できず、他の職員の作業がムダになってしまったとします。 これは、進捗状況を共有できていなかったことが原因です。
こうした事態を避けるためには、朝会や担当者会など定例的な会議の開催、共有フォルダの活用による進捗状況の共有や掲示板の活用などが有効です。最近では、テレワーク導入により、職員全体が職場に揃わないこともありますので、オンライン会議の導入なども必要になっています。
２ 見える化
第二に、見える化です。例えば、同じ業務を処理しているにも関わらず、その処理方法や判断が職員によって異なっていたとします。これでは、業務にムラができてしまい、担当する職員によって、住民サービスに差がでてしまうかもしれません。
また、郵送や窓口で受領した住民からの申請書を、ただ職員に割り振って、あとは職員が各々自分で処理したとします。これでは、申請書の紛失が発生したり、申請から決定までの時間がバラバラになってしまったりするかもしれません。
これを避けるには、業務フローや処理手順を定めるマニュアルの作成が有効です。いわゆる見える化ですが、業務の標準化と言っても良いかもしれません。業務を属人化せず、どの職員が担当しても、同じように処理できるように、マニュアルを定めておくのです。
３ ICT化・DX
第三に、ICT化・DXです。例えば、住民が申請する際、わざわざ来庁して、申請書に記入していたとします。その後、職員がその申請書を見てパソコンに入力し、内容に間違いがないか別の職員がチェックするとしたら、かなりの時間を要します。
また、保育園の入園児を決定する際、親の状況や現在の保育状況によって指数を計算しますが、これをいちいち職員が計算していては、間違う可能性が高くなります。
このため、ICT化やDXにより対応します。例えば、電子申請の導入、Alによる指数計算などができれば、処理時間を圧縮でき、業務を効率化できます。
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