4　一般質問の答弁書を作成する

新任管理職にとって、一般質問の答弁書作成は大きな仕事の1つです。 これまでも、係長や主任として作成する機会は、あったかもしれません。しかし、管理職は担当業務の責任者となりますので、これまでとは重みが全く違います。

一般質問は本会議で行われますが、実際に答弁を読むのは首長や部長です。しかし、答弁書を作成するのは、担当課長となります。そのため、議員から発言通告がされると、議員の取材、答弁書の作成、上司のチェックなどについて、責任を持って対応することとなります。一般に、次の手順で実施されます。

まず、発言通告の中に担当業務に関するものがある場合、議員に連絡を取り、取材の日時を決めます。議員は忙しい人が多いので、なかなかアポが取りにくいこともあります。また、他の質問もあれば、他の管理職も同様にアポをとることになります。このため、取材日時の決定は「早い者勝ち」になりやすいので、注意が必要です。

取材時には、通告内容を見ながら質問の内容を確認します。議員の中には、「通告はしたけれど、具体的な質問内容は決まっていない」、「課長と相談して質問内容を固めたい」など、いろいろな人がいます。

もちろん、準備万端でその場で質問全文をくれる議員もいますが、どちらかというと少数でしょう。いずれにしても。議員の状況に応じて、取材を行わなければなりません。

議員の質問を的確に把握していないと、「議員が質問しているのに、答弁していない」、「議員が質問してないことに、答弁している」という事態が発生してしまいます。これは、取材不足が原因です。

このような事態が起こると、後で首長から怒られることは必至です。また、場合によっては議会全体で問題視することもあるので、注意が必要です。確実に質問項目を把握し、議員との間で確認しておくことが必要です。

質問内容がわかり答弁書を作成する時には、議会答弁術を踏まえておくことが必要です。議員から実現困難なことを提案された際、安易に「検討します」などと答弁してしまうと、その後「検討の結果、どうなったのか」と後々まで追求されることになってしまいます。議会答弁独特の言い回しは、市販の書籍や過去の議事録などで確認することが必要です。

また、過去に同じような質問がなかったかのチェックも必要です。担当課長が誰であれ、行政には継続性がありますので、過去の経緯を踏まえて答弁することはとても重要です。これは、本会議だけでなく、委員会などでの答弁も含まれます。

そして、最終的には、首長や部長などが答弁の内容をチェックして、完成となります。