年度当初に作成される事務分担表にあるように、職員は複数の業務を担当します。また、事務分担表に掲載されていなくても、メールチェックやポータルサイトの掲示板の確認など、毎日のルーティンで行う業務もあります。 このように、日々、職員は多くの業務を処理しなければなりません。このため、「何を、どの順番で行うのか」は重要です。
この時、業務を緊急性と重要性の2つの視点で考えると次の4つに区分できます。
①緊急性は高く、重要性も高い
②緊急性は高く、重要性は低い
③緊急性は低く、重要性は高い
④緊急性は低く、重要性も低い
効率的に業務を処理するためには、自分が抱える業務を先の4つに区分して対応することが重要です。本来は、①を最優先で取り組むべきなのに、④ばかりを行っていれば、いつまで経っても仕事は終わりません。
なお、この中で、①と④の内容はわかると思いますが、②と③はイメージしにくいかもしれません。例えば、②は「地震で崩れてしまった係共有の書棚の整理」、③は「1か月後の予算要求締切日までに決定する必要がある新規事業の内容」などが考えられます。
注意しなければならないのは、③です。まだ、締め切りは先などの時間的余裕があるものの、重要度は高いからです。このため、時間の余裕のある時から、少しずつ着手しておくことが必要です。この③を「まだ、時間があるから」放置しておくと、後になってとても困ることになります。正に、夏休みの宿題のようなものです。
仮に、③が先の「1か月後の予算要求締切日までに決定する必要がある新規事業の内容」だとします。その場合、最終的には課長の了承を得て、予算要求することになります。そのため、まずは係長の了承を得ることが必要となります。担当者としては、早いうちから係長に様々な案を提示して、係長と認識を擦り合わせておく必要があります。予算要求締切日の間際に、「やっとできました」と提出しても、係長から「こんな内容ではダメだ」と言われてしまったら、もう修正する時間がありません。
また、②は必ずしも自分でやる必要がないのであれば、他の人に頼んでやってもらうとう方法もあります。「すみません、今、ちょっと手が離せないのでお願いできますか」と頼めば、周囲の人も理解してくれるでしょう。もちろん、毎回、他人に押し付けて自分は何もしないという態度では、周囲から浮いてしまいますが…
コメント