１ お悩み
保育園の入園案内の作成で悩んでいます。保育園申請にあたっては、世帯により必要な書類が異なります。保護者の状況、保育が必要な理由、子どもの状況、祖父母のことなど、家庭によって異なるからです。こうした内容については、入園案内には詳しく書いてあるのですが、例年、市民からは「わかりにくい」と多くのクレームが寄せられます。どのように工夫すれば、わかりやすくなるでしょうか。
２ 解決法
フローチャートすれば、わかりやすく整理できます。
フローチャートは、申請手続きの一連の流れなどについて、各段階を箱で示し、それを矢印でつなぐことで、全体の流れを表現するものです。箱は、①開始、②処理、③条件分岐、④終了、の4項目があります。
一般的に、フローチャートはプログラミングの設計で用いられるものですが、自治体では先のような手続きの流れなどを、わかりやすく住民に示すために用いられます。
お悩みのように、保育園の申請手続きの際に、必要な書類は世帯によって異なります。このため、フローチャートにある質問に答えることで、必要な書類をわかるようにするのです。また、申請手続きなどの場合は、実際に自分がどの段階にいることがわかりますので、全体像を理解するにも有効です。
このように、フローチャートを活用すると、文章で長々と説明するよりも、すっきりと示すことができます。住民にとっても一目瞭然となり、便利です。
３ 活用例
①申請手続き
お悩みのように、自分にとって必要な申請書類がフローチャートで明確になる、のような使い方はよくあります。保育園の入園申請、就学援助の手続き、融資の申し込みなどがあります。
②事務の流れ
同様に、事務の流れについてもフローチャートで表現できます。保育園であれば、申請→書類確認→指数判断→判定会議…のような流れになります。判定会議で内定となった世帯とそれ以外の世帯で、今後の対応は異なってきますので、分岐が発生します。
４ ワンポイントアドバイス
請手続きや事務の流れなど、内容を十分に理解していないと、フローチャートで示すことはできません。このため、フローチャートの目的はもちろんのこと、内容の処理手順、条件設定などを明確にする必要があります。こうした考え方は、電子申請や問合せへの対応などのシステムを作る際にも有効です。
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