初めて担当する業務は、できるだけ早期に着手しましょう。初めての業務は、業務の全体像をまだつかめていません。このため、「30分もあれば、終わるだろう」と思ったものが、実は多くの調べものが必要で「1日かかっても終わらなかった」などということがあるからです。また、「係長と課長の意向を確認しておけば良い」と思ったものが、他部署との調整が不可欠だった、などということもあるからです。
例えば、新年度になり係内で事務分担を見直し、新たな業務を先輩から引き継いだとします。この場合、先輩がいれば、いろいろと聞きながら作業を進めることができます。しかし、実はその先輩が間違った事務を行っていたことが発覚したなんてことがあるのです。
また、引継ぎをしている中で、前任者が事務を放置していたことがわかったということもあります（これらは、いずれも実体験です）。このため、業務を引き継ぐ場合であっても、できるだけ早くその内容を確認しておいた方が良いでしよう。
なお、前任から引き継いだとしても、内容が異なっていることもあります。昨年と今年では状況が異なってしまい、前任の内容をそのまま再現しても、今年の状況にはそぐわないということもあります。前任者は、こうした状況を認識していないこともあります。「この方法で構わない」と言われても、そのまま鵜呑みにしてしまうと、後でトラブルになってしまうこともあるので、注意が必要です。
また、国や都道府県が新たな事業を予算化し、それを市区町村で実施するようなことがあります。新型コロナウイルス感染症に伴う給付金事業などが良い例ですが、国において予算可決後、自治体で実施するまで時間がないことがあります。
このため、のんびり構えていると、国や都道府県が示す時期までに実施できなくなってしまうことが、少なくありません（そうすると、上司に怒られます）。また、このような緊急的に実施される事業では、その実施方法や提出書類などが変更することもあります。こうしたことから、早目早目に準備しておいた方が無難です。
ちなみに、初めての業務を行うにあたっては、作業手順や注意すべき点をメモしておき、次回実施する際には確実に再現できるようにします。メモをしておけば、前任者に再度聞かなくて済みますし、後任者に引き継ぎする際にも、活用できます。メモにあたっては、単に作業内容を書くだけでなく、根拠法令なども明記しておけば、マニュアルとして活用することもできます。
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