時間をムダに使ってしまう例は、問題の先送り以外にもあります。それは、机まわり、書類の整理、パソコン内のフォルダ・ファイルの管理などです。
まず、机まわりです。職員の中には、机の上にいつも書類の山があり、毎日それを片付けることが朝のルーティンとなっている職員がいました。これでは、毎日決まった時間をムダにしていることになります。基本的に、机の上にはペンケースやメモ帳などの最低限のものだけにして、すぐに作業ができるようにしておきます。作業スペースが広ければ、作業しやすいですし、また複数の資料を比較することもできます。
また、机の中身も必要なものがすぐに取り出せるように整理しておきます。使用頻度の高いものほど自分の近くに置き、低いものは遠くに置くのが基本です。また、机の引き出しの中身も、100円ショップで購入できるトレーなどを活用すると整理しやすくなります。
クリップ、のり、印鑑などの定位置を決めておき、いちいち「あれは、どこに置いたかな」と悩むことがないようにします。なお、あまり使用しないものは、基本的に捨てると決めておけば、変に物が増えていくことがなくなります（特に 行事やイベントなどで配布されるグッズが多いはずです）。
書類には、個人用と係や課などの組織共用のものがあります。組織共用の書類があるならば、基本的に個人で持つ必要はないはずです。「念のため」とか「あると安心だから」などと言って、個人で書類を抱えてしまうと、すぐに書類で机まわりが埋め尽くされることになります。
このため、個人で所有するのは最低限にし、どうしても必要ならば電子ファイル化しておくという方法もあります。なお、個人書類を整理する場合、ファイリングの方法は自分にとってわかりやすい方法で構いません。ただし、今後の異動を見据え、できるだけ後任者にとってもわかりやすいようにしておいた方が、引継ぎも楽になります。
また、パソコン内のフォルダ・ファイルの管理も重要です。個人のフォルダであれば、「01庶務、02議会・・・」などのように番号と件名で整理していくとわかりやすくなります。また、ファイル名は、「20220401発令式について」と「日付+件名」とすると、後で実施した日付から検索することが可能となります。また「高齢者徘徊事業案＿20220604係長説明」「高齢者徘徊事業案＿20220605課長説明」とすると、資料の変遷状況が把握できます。
なお、係や課など組織で共有するフォルダやファイルについては、先の「01庶務」のようなフォルダ名や、「20220401発令式について」のようなファイル名について統一のルールを決めておくことが必要です。ルールがないと、個人が勝手にフォルダなどを作ってしまい、後で混乱することになるからです。
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