前項に引き続き、係長から急に議会に提出する資料の作成を依頼されたケースについてです。午前中に文書の起案等を行うつもりでしたが、当日の朝、係長の依頼でそれができなくなりました。このため、職員としては資料の作成を行うことになるわけですが、この時も職員によって向き合う姿勢が異なります。
職員Aは、とにかく自分の頭で資料の内容や表現を考え、自分が納得するまで資料の完成度を高めようとします。しかし、自分の力だけで処理しようとするので、とにかく時間がかかります。また、自分で納得できないものでは気がすみませんので、なかなか係長に資料を見せようとはしません。そのため、ようやく午前中ぎりぎりに係長に提出したのですが、それは係長が求める内容にはなっていませんでした。
一方、職員Bは、「議会に提出する資料であれば、過去の資料が使えるはずだ」と考え、まず過去の資料を確認します。そして、類似の資料が見つかると、係長のところに行き、「依頼された資料は、このような感じですか」と確認しにいきました。係長も「そうそう。このような資料で構わない」と言い、両者の認識を擦り合わせました。そのあと、職員Bは資料の細部にはやや疑問が残ったものの、その段階で係長のチェックを受けて、資料を完成させました。
依頼された資料作成の仕事を考えると、仕事の完成度・スピードのいずれも職員Bの方が良いのは言うまでもありません。職員Bの良い点としては、①過去の資料を活用している（自分の頭を使うことを省力化している）、②早い段階で資料の完成イメージを係長と擦り合わせている、③早期に資料を渡して係長のチェックを受けている、が挙げられます。
特に、③は重要です。職員Aのように自分が納得する完成度にこだわっていると、なかなか係長は資料の確認ができません。これでは時間が消費されていきます。しかも、資料の完成イメージを擦り合わせていないので、結果的に期待に応えられる資料にはなっていませ。これは、非常にまずいパターンです。
一方で、職員Bは資料がある程度完成した段階で、係長に渡してチェックを待っています。宿題を係長に渡しているわけです。職員Aのようにこだわりがあったとしても、それが上司の求める資料とは言えません。それならば、早く係長に資料を渡した方が、早期に軌道修正ができますし、自分の宿題が手を離れるので気分的にも楽になります。このように、仕事を抱え込まず、できるだけ早く相手に宿題を渡すことは、効率的に仕事を進めるためには非常に重要なのです。
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