前項で解説したとおり、仕事の量と質の確認ができれば、スケジュールを立てることができます。スケジュールには、仕事の完成を期限とした長期的なスケジュールもあれば、それをさらに細分化した短期的なスケジュールもあります。そうすると、今日一日に何をすれば良いのかは、自然と明白になるはずです。
例えば、ある日の午前中には文書の起案や支出書類の作成、午後には関係課との打ち合わせがあったとします。しかし、当日の朝、係長から「課長から、議会に提出する資料作成を依頼された。急いでほしいと言うので、申し訳ないが、今日の午前中までに仕上げてくれ」と頼まれてしまったとします。この時、文書の起案や支出書類の作成を、どうしても午前中に終わらせる理由がなければ、係長の指示に従うのが一般的でしょう。この時、文書の起案や支出書類の作成について、次の方法を選ぶことになります。
①もう午前中の時間を取ることができないので、残業するしかないとあきらめる
②できるだけ資料作成を早急に終わらせて、文書の起案等も行う
③午後の会議以外の時間で、文書の起案等を行う
④昼休みに文書の起案等を行う
この中で、係長から依頼された時点で、①を選択してしまうと、残業ゼロをあきらめるしかありません。しかし、②～④を選択すれば、残業しなくても済むかもしれません。このことが、「残業ゼロ」を目指して仕事をするか否かの違いになるわけです。これまで多くの職員を見てきましたが、①を選択する職員が多いような気がします。つまり、もともと残業ゼロを目指すのでなく、「結果的に残業になってしまった」のように残業する自分を納得させてしまうのです。
確かに、そのように考える気持ちもわかります。せっかくスケジュールを立て、自分の仕事に取り組もうとした矢先に、係長からそのように言われてしまえば、気持ちも削がれてしまうかもしれません。しかし、 ここが時間を有効に使えるか否かの大きなポイントになるとい思うのです。
もちろん、仕事は自分1人で行うものでなく、組織で行うものです。このため、自分の都合が優先できないことは当然あります。そうした状況の中であっても、自分の目的を達成するためには、可能な方法を選択していくしかないのです。
人によっては、④の昼休みに文書の起案等を行うなど、法に定められた休憩時間を無視していると考えるかもしれません。確かに、それはそのとおりです。しかし、休憩時間は「仕事をしてはいけない時間」ではありませんので、「残業ゼロ」を目指すのならば、それも１つの選択肢になるはずです（だからといって、休憩時間中に仕事をするのを勧めているわけではないのですが）。
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