前項に引き続き、施設見学会の準備についてです。見学施設の確認など、上司との認識を擦り合わせ、また、行うべき仕事の洗い出しなども終了したとします。そうすると、次は「いつまでに、何を、どの順番で、行わなければいけないか」が問題となります。
つまり、スケジュールの確認です。先の①日程調整、②移動方法、③ルート、④周知文書、などの各項目について、「いつまでに、何を、どの順番で行わなければいけないか」を決めておく必要があります。例えば、施設の担当者に訪問可能な日を確認しないと、見学会の日程を決めることはできません。つまり、①日程調整が終了しないと、④周知文書の作成はできないわけです。
しかし、一方で見学会の日程を早く周知しないと、対象となる職員が別な予定を入れてしまうかもしれません。このため、①→④の順番であっても、できるだけ早期に周知文書を配布することが望ましいわけです。このような中で、スケジュールを決定する必要があります。場合によっては、とにかく日程だけ決めて対象職員に周知して予定を空けておいてもらい、正式な周知文書は後に回すという方法もあるでしょう。
また、周知文書の作成にも注意が必要です。文書を配布するには、係長や課長の決裁が必要です。このため、文書を作成しても、係長や課長から修正の依頼があるかもしれません。そのため、そのような修正依頼があっても、対応できるように余裕をもってスケジュールを組むことが必要となります。
このように逆算してスケジュールを立てることができれば、「いつ、何をすべきか」が明確になります。例えば、4月20日に周知文書の配布を予定しているのに、文書の作成を4月19日に予定していたら、係長や課長が確認する時間がありません。これでは、スケジュールの立て方に問題があることになります。
以上を踏まえると、4月18日文書作成、19日係長・課長の決裁、20日周知文書の配布となり、先々の予定が決まることになります。また、さらに逆算を進めていけば、「今、何をすべきか」が明確になります。このようにスケジュールを立てることができれば、現在から今後の予定が明確になりますので、時間をムダにすることがなくなります。
反対に、スケジュールを立てないと、場当たり的に仕事をすることになってしまいます。そうすると、結果的に締切りに間に合わないことがあってもおかしくありません。計画的に宿題を済ませないと、夏休み最終日に困るのと同じ事態が発生してしまいます。
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