係長にもいろいろな役割がありますが、昇任論文での解決策を見据えて解説します。
＜ポイント＞
係長の役割
１ 係業務の進捗管理
２ 上司の補佐
３ 係員への指導
４ 他部署との連携
５ 関係機関等への対応
１ 係業務の進捗管理
係長は監督職であり、係の業務を適切に管理することが求められます。つまり、業務がスケジュール通りに進捗しているかを、常に確認しなければなりません。
このため、係会での進捗状況の確認、共有フォルダやファイルの活用による業務進捗の「見える化」などを行い、係全体で進捗を確認できるようにします。もし、事件事故の発生や職員の急病などの事態が発生し、進捗に問題があれば応援体制の構築、スケジュールの見直しなどが必要となります。
２ 上司の補佐
係長は、上司である課長の補佐を行います。課長が円滑に業務を進められるように、進捗状況等の報告、資料作成、他係との連携などを行います。
また、担当業務の事務改善や新規事業など、新たな提案をすることが求められます。さらに、課長不在時には、議員や関係団体への対応を行うこともあります。
３ 係員への指導
係長は、係員が能力を発揮できるように指導することが必要です。まず、定例的な年度当初・年度末での面接に基づき、目標などを共有するとともに、職員の意向なども十分に把握します。
また、困難な業務を担当させたり、研修を受講させたりなど、職員一人ひとりの個性に応じた指導が求められます。
４ 他部署との連携
係長は、単に自分の係だけでなく、他の係や部署とも連携することが求められます。課内の他の係はもちろんのこと、他課との連携も想定されます。
例えば、類似事業を行っている場合には事業の整理統合を検討します。また、課題が複数の部署にまたがる場合には、会議体やPTの設置を課長に提案することもあります。
５ 関係機関等への対応
町会や自治体などの関係機関、クレーマーなどに対しては、係長が前面に立って対応することがあります。このような関係機関等に対して、最小の行政単位である係の代表として対応することが必要となります。
このように、係長には様々な役割があります。論文では、これらの役割を踏まえた上で、テーマに合わせて、具体的に何をするのかを記述していきます。なお、よくある間違いは、課長の権限を書いてしまうことです。課の方針の決定、係員の異動に関することは、課長に提案することはできても、係長が決定することはできません。
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