時間を効率的に使いたいならば、To-doリストを作っておくことをお勧めします。「やるべきこと」をきちんと言語化して、リストアップしておけば、一目瞭然だからです。「支出の起案を忘れていた！」など、仕事のモレをなくすことができます。なお、To-doリストは、1日単位だけでなく、1か月や1年などの長期的なものがあります。
1日単位のTo-doリストは、「残業ゼロ」を実現するには、とても効果的です。「これが終われば、帰れる!」とのモチベーションにもつながります。出勤したら、机の上に張っておき、処理が終わる度に件名の上に線を引き、ペンで消していきます。消していくことで、達成感にもつながります。
また、このTo-doリストは、間接的に周囲への職員へのアピールになります。もちろん、To-doリストは他人に見せるためのものではありませんが、机の上に貼ってあれば、周囲の職員も何となく気付くものです。そうすると、「今日、〇〇さんは、これだけのことを行っているのか」と知ることになります。そうすると、残業しなくても「あれだけやっているんだから」と納得してくれたりするわけです。
もしTo-doリストが貼ってないと、同じ業務を行っていても、具体的な中身が周囲の職員にはわかりません。このため、「彼（女）は、いつも残業しない」とマイナスの評価につながってしまう可能性があります。 同じことをやっているにもかかわらず、評価が全く正反対になってしまうのは、もったいないことです。
また、長期的なTo-doリストの作成により、業務の調整を行うことが可能となります。「この時期は時間に余裕があるから、早めに議会の準備をしておこう」などの業務に関することはもちろんのこと、「積極的に有休を消化しよう」などのプライベートの時間の使い方も考えることもできます。
反対に、「9月は業務が重なるので、今のうちから、他の係員に協力を依頼しておこう」などの対応も可能となります。これらは、「4 逆算してスケジュールを立てているか」にも共通することです。なお、To-doリストを書く際には、抽象的な表現にならないように注意します。
例えば、「新規事業の検討」では、ただ自分の頭の中で考えただけも、やったことになってしまいます。しかし「新規事業の案を係長に相談」としておくと、係長に案を持っていくという具体的な行動となりますので、明確になります。具体的な成果を出すためには、表現も具体的である方が良いのです。
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